I prije nastanka, danas masovno prisutnih, digitalnih virtualnih asistenata postojala je usluga, odnosno djelatnost u kojoj su se radnici nazivali - virtualnim asistentima. To su osobe koje imaju svoje obrte, rade većinom s lokacije koju sami izaberu i isključivo rade i komuniciraju na daljinu koristeći "virtualna okruženja". Kada sam prvi put saznala da postoji takav servis, iskreno sam se oduševila. Zamislite da radite (ako već ne radite...) ono što volite, birate poslove, nemate fiksno radno vrijeme, nemate šefa za vratom i možete raditi od kuće ili s bilo koje lokacije na svijetu. Pa zar to i vama ne zvuči dobro? Vjerujem da je malo onih kojima se to ne bi svidjelo, no koliko je takav posao isplativ, i da li ga je lako pronaći, ćemo saznati u daljnjem tekstu. 

Isto tako, ako ste poslodavac i pretrpani ste poslom u neke dane u mjesecu i treba vam pomoć, ali ne možete zaposliti osobu na puno radno vrijeme jer vam ne treba za stalno, onda je virtualni asistent pravo rješenje za vas. Bilo bi dobro da se u medijima ipak ovi nazivi softverskih i "pravih ljudskih" virtualnih asistenata nekako razdvoje jer je zbunjujuće ponekad. Tako da bi ove softverske najbolje bilo nazvati digitalni asistenti a ove "prave ljudske" remote asistenti, jer se riječ remote pomalo uvukla u hrvatski jezik poput softvera i hardvera.

S obzirom na to da volim dobiti važne informacije o temi o kojoj pišem iz "prve ruke" tražila sam stručnog sugovornika/cu koju bih mogla pitati sve o spomenutim virtualnim asistentima. I naravno našla sam Sanju Veletanlić, voditeljicu Go2human Huba koji spaja virtualne asistente i klijente, a ujedno je i sama virtualni asistent. Sanja je i moja kolegica s fakulteta s kojom sam imala sreće biti u timu tijekom studija pa znam koliko je ozbiljna i profesionalna u svemu što radi. Ona je jedna od  prvih i najvećih promotora virtualnih asistenata u Hrvatskoj, a vjerujem i šire. Sanja mi je pomogla razriješiti neke dileme oko situacije u Hrvatskoj na području virtualnih asistenata, pa mi je odgovorila na sljedeća pitanja:

Koja uloga je virtualnog asistenta?

"Pomažemo poduzetnicima da ne "izgore". Rješavamo zatrpane Inboxe i čistimo To-Do liste svih onih “sutra ću” i “trebalo bi” zadataka. Svatko tko je pokrenuo svoj posao iz ljubavi prema onome što radi je brzo shvatio da se posao sastoji i od raznih popratnih zadataka koji se moraju obaviti. Operativa, administracija i organizacija tako znaju pojesti puno vremena i energije i zagušiti poduzetnike. Asistenti su tu da preuzmu taj teret na sebe kako bi se poduzetnici mogli više posvetiti svom "core businessu" i onom u čemu su najstručniji.

Osnovna razlika virtualnog i klasičnog uredskog asistenta je u tome da virtualnog angažirate kao vanjskog suradnika i poslovnog partnera, ne zapošljavate ga. Virtualni asistenti surađuju s više klijenata istovremeno pa ih možete angažirati i na manji broj sati mjesečno (npr. samo na 10 sati)."

Kako se postaje virtualni asistent?

"Najčešće tako da nakon nekoliko godina (čak i desetljeća) rada u tradicionalnom poslovnom okruženju ljudi "udare u plafon", osjete da više ne napreduju, a imaju znanja i želje za više pa odluče otvoriti nešto svoje. U Hrvatskoj većina krene pružati usluge virtualne asistencije tako da otvori obrt za poslovne usluge s paušalnim oporezivanjem.

Od oko 400 virtualnih asistenata u Hrvatskoj u 2023. godini oko 95 %  su bile žene koje su prethodno radile na pozicijama administrativne i srodne podrške."

Koja je točno procedura u Hrvatskoj koju osoba mora proći da bi postala virtualni asistent?

"Da bi netko u Hrvatskoj mogao pružati poslovne usluge, uključujući i usluge virtualne asistencije, mora imati mogućnost izdavanja računa ili s klijentima sklapati ugovor o djelu ili autorski ugovor. Za virtualnu asistenciju ugovor o djelu i autorski ugovori nisu uvijek prikladni zbog naravi posla i ograničenja koja proizlaze iz pravilnika za sklapanje tih ugovora. Primjerice ako pružamo kontinuirano podršku to nije djelo kako je definirano u ugovoru o djelu, ni autorski rad, uz moguće iznimke od pravila. Zato je potrebno otvoriti svoj obrt za poslovne usluge ili firmu (j.d.o.o. ili d.o.o.). Kad je taj dio riješen, kreće traženje klijenata kao i u svakom drugom poslovanju, a kasnije i sklapanje suradnji putem ugovora o suradnji ili ponude, da bi na kraju mogli izdati račun za izvršenu uslugu."

Da li virtualni asistenti isključivo rade s izdvojene lokacije ili mogu raditi i u uredu klijenta?

"Najčešće radimo od doma iz svojih kućnih ureda, no ima slučajeva kada povremeno odlazimo i do klijenta u ured ako je to potrebno i moguće. To je malo teže (i skuplje) ako je virtualni asistent u Osijeku, a klijent u Zagrebu ili u drugoj državi, i zato nam je većina suradnji bazirana na zadacima koji se mogu obaviti udaljeno, putem računala i interneta.

Lokacijska neovisnost je jedna od glavnih prednosti našeg posla pa se zato rijetko upuštamo u suradnje koje traže dolazak u ured. S razvojem tehnologije i promjenom načina rada danas ima dovoljno posla koji možemo obavljati bez da smo prisiljeni seliti."

Kako se virtualni asistenti prijavljuju na poslove?

"Većinu poslova virtualni asistenti pronalaze putem preporuka. Kad imate jednog zadovoljnog klijenta on/ona će proširiti tu informaciju u svom okruženju i novi klijenti će se javiti sami. Osim preporuka, virtualni asistenti se javljaju i na oglase na društvenim mrežama ili platformama za freelance poslove, a nove klijente privlače i putem svojih web stranica ili korisnog sadržaja koji objavljuju na društvenim mrežama (LinkedIn, Facebook grupe itd.)." Isto tako, poslove za virtualnog asistenta kao i same virtualne asistente možete pronaći na nekoj od inozemnih platformi na kojoj se oglašavaju poslodavci koji nude poslove i asistenti koji ih traže. Neke od najpoznatijih su Fiverr i Upwork.

Je li istina da se broj virtualnih asistenata sve više povećava, ali broj poslova smanjuje?

"Virtualna asistencija je u Hrvatskoj za vrijeme i nakon korone doživjela svojevrstan boom i nagli porast broja virtualnih asistenata. Virtualni asistenti su tad shvatili da je to posao koji žele raditi, no domaće tržište ipak malo sporije reagira na promjene i inovacije. Surađivati s nekim koga nikad niste upoznali uživo i tko ne sjedi s vama u uredu je mnogima još uvijek nezamislivo. Treba vremena i puno dokaza da takva suradnja odlično funkcionira drugima, pa će onda i skeptici probati."

Što je prepreka tome da virtualni asistenti postanu još popularniji?

"Spremnost na promjene i inovacije je tu ključna. Sve dok je na domaćem tržištu prihvatljiv stav “mi smo to tako oduvijek radili i nemamo namjeru ništa mijenjati” teško ćemo napredovati.

Dodatno, virtualni asistenti si sami ne pomažu kad o svojim uslugama pričaju preopćenito i kad se ni po čemu ne izdvajaju od drugih. Trebaju svoju komunikaciju prema klijentima lišiti ispraznih fraza i pokazati tko su, što konkretno znaju i po čemu su drugačiji."

Koji su najuvrježeniji poslovi koje obavljaju virtualni asistenti?

"Administracija (razni papiri i formulari, ali digitalni), podrška u marketingu (izrada sadržaja za društvene mreže i web), podrška u prodaji (kontakt s kupcima, follow up), priprema za računovodstvo (ponude, računi, izvodi), istraživanje (Google i ChatGPT su nam prijatelji), organizacija (sastanaka, manjih događanja), prijevodi, unos i obrada podataka (Excel, Sheets i razni drugi alati), izrada grafičkih materijala (na razini Canve), optimizacija poslovnih procesa (manje automatizacije, digitalizacija) i tako dalje."

Koje obrazovanje virtualni asistenti moraju imati?

"Do sada me ni jedan klijent, ni strani, ni domaći, nije pitao koju školu sam završila. To ne znači da obrazovanje nije važno, već samo da je u ovom našem poslu naglasak na konkretnom znanju i vještinama koje smo stekli obrazovanjem. Klijente zanimaju rezultati. Jesmo li znanje potrebno za postizanje tih rezultata stekli na fakultetu, kroz dodatne edukacije, kroz rad i iskustvo ili kombinacijom manje im je važno."

Koja je cijena sata virtualnog asistenta i kako se mjeri to vrijeme rada?

"Prošle 2023. godine je većina virtualnih asistenata u Hrvatskoj postizala prosječnu cijenu od 16 do 25 eura po satu. Ove godine još nismo proveli istraživanje, no vidimo da su cijene porasle i da više nije neuobičajeno da se virtualna asistencija naplaćuje 30 i više eura po satu.

Za one koji naplaćuju po satu, strogo se u minutu mjeri samo efektivno, produktivno vrijeme, koje je utrošeno na konkretni zadatak. Pauze za kavu, ručak, čitanje vijesti i slično se ne računaju. Clockify aplikacijom mjerimo vrijeme. Ljudi koji nikad sami tako nisu mjerili vrijeme se često iznenade kad na kraju cijelog radnog dana u kojem su se pošteno naradili mogu naplatiti tek 3-4 sata. Klijenti imaju pristup tim podacima u realnom vremenu plus dobiju mjesečni izvještaj s detaljima."

Ako se osoba nakon registracije obrta želi u Go2human Hub prijaviti što mora napraviti?

"U Go2human Hubu nemamo stalno otvorene prijave za nove kolege i kolegice već ih otvaramo po potrebi onda kada nam je priljev novih klijenata veći od onoga što možemo pokriti asistentima koji već jesu u Hubu. Kad se prijave otvore asistenti pokazuju svoj interes ispunjavanjem prijave koja se sastoji od video predstavljanja i odgovora vezanih za njihovo prethodno iskustvo, znanja i vještine. Ako procijenimo da je asistent dobar match za ono što tražimo onda potpisujemo ugovor o suradnji."

Nakon što je virtualni asistent prijavljen kod tebe u Go2human Hubu što točno mora napraviti kako bi došao do posla koje nude tvoji klijenti i kako bi se naplatio?

"Asistenti u Hubu do novih suradnji najčešće dolaze tako da se prijave na naš interni oglas. Kad nam se javi novi klijent ja obavim prvi razgovor s klijentom u kojem definiramo osnovne uvjete suradnje i detalje onog što klijentu treba. Nakon toga raspisujem detaljan interni oglas na koji se asistenti mogu javiti ako su se u tome prepoznali. Zbirnu ponudu, koja uključuje personalizirana video predstavljanja virtualnih asistenata i odgovore šaljem klijentu koji bira s kim dalje želi razgovarati 1-na-1. Ako neki od tih razgovora završi obostranom željom za suradnjom, onda imamo novu suradnju. Cijeli proces traje manje od tjedan dana, osim ako je klijentu potrebno više vremena za odluku.

Go2Human Hub svojim suradnicima virtualnim asistentima naplaćuje svoju uslugu 19% od bruto cijene sata naplaćene klijentima, od kojih se asistenti direktno naplaćuju za svoje usluge. Asistenti na kraju mjeseca izdaju račune klijentima, a Hub jednom mjesečno izdaje račun asistentima za svoju uslugu."