Često se povede tema o tome koje su prednosti namjenskog skenera dokumenata i zašto bi ga kupac trebao kupiti umjesto višenamjenskog pisača (MFP). C. Sastavili smo 10 najvažnijih od njih i te ćemo ih detaljnije objasniti.

1. Sigurnost

Mnogi višenamjenski uređaji koji su trenutno na tržištu imaju tvrdi disk, što znači da pohranjuju i spremaju podatke. Priroda posla koji obavljaju znači da mnogi trebaju pohranjivati ​​informacije, no to zauzvrat čini čitanje podataka mogućim i stvara ranjivost. Pristup podacima na skeneru dokumenata mnogo je teži – osobito zato što imaju ograničenu memoriju – znatna je prednost za zaštitu podataka. U kontekstu, to znači da skeniranje osobnih datoteka na MFP-u može predstavljati kršenje nekih propisa o zaštiti podataka, stvarajući rizike usklađenosti i sigurnosti.

2. Prednosti produktivnosti i pripreme za skeniranje

Skeneri kao zasebni uređaji imaju sustave koji ultrazvučnim senzorima provode detekciju dvostrukih listova. To, međutim, nije slučaj s konvencionalnim višenamjenskim uređajima, nego samo u najjačim (najskupljim) modelima.

Isto vrijedi i za funkciju dvostranog skeniranja (duplex), koja nedostaje većini konvencionalnih višenamjenskih uređaja. To je zato što obično imaju samo jednu liniju za skeniranje, a papir se mora preokrenuti za skeniranje sprijeda i straga - možda čak i ručno. Skener dokumenata u istom cjenovnom rangu to čini u samo jednom prolazu.

Što ako svi dokumenti za skeniranje nisu istog formata? I ovdje skeneri dokumenata imaju jasnu prednost. Čak i mnogi početni modeli automatski prepoznaju i razlikuju formate dokumenata. Kod višenamjenskih uređaja normalno je prilagoditi ulagač za svaki novi format.

Omnia.hr ovlašteni je distributer za Fujitsu skenere, a u ponudi postoje skeneri za različitu namjenu

Isto vrijedi i za skeniranja više dokumenata odjednom. U skeneru, unos velikog raspona dokumenata različitih vrsta je jednostavan i pouzdan jer je sustav optimiziran za skeniranje različitih veličina, debljina i oblika papira. Budući da nijedna funkcija nije ugrožena kako bi se napravilo mjesta za ispis komponenti u namjenski izgrađenom skeneru, kapacitet ulagača obično je znatno veći, često do 500 listova (što odgovara standardnom pakiranju papira za pisač).

Također treba napomenuti da se ne radi uvijek samo o količini ili formatu originala, već povremeno i o samom papiru. Standardni skener dokumenata iz naše obitelji ScanSnap iX također može obraditi papir različitih kvaliteta, od 20 g/m² do 400 g/m². Kupci moraju posegnuti duboko u džep kako bi pronašli MFP uređaj s istim performansama skeniranja.

3. Nestandardni dokumenti

Format putovnica i osobnih iskaznica malo se promijenio tijekom godina; međutim nekoliko funkcija MFP skenera može ih sve obuhvatiti radi jednostavne automatske obrade.

Uzmite, na primjer, vozačku dozvolu ili osobnu iskaznicu, obje su male i moraju se predočiti prilikom prijave u hotel ili iznajmljivanja automobila. S MFP-om, koji često ne stane na stol, službenik mora ustati i otići s radnog mjesta, mora otvoriti poklopac, umetnuti osobnu iskaznicu i zatvoriti poklopac. Nakon procesa skeniranja, poklopac se ponovno otvara, osobna iskaznica se okreće, poklopac se zatvara i proces skeniranja počinje ponovno. Uz namjenski skener dokumenata, a ovi su uređaji najčešće dizajnirani kao stolni uređaji, što znači da nema potrebe da napuštate svoj stol za skeniranje. Iskaznica se stavlja u ulagač i skenira, izvlačeći podatke iz osobnih iskaznica, putovnica i dokumenata bez potrebe za dodatnim priborom. Dodatno, napredna tehnologija dvostrukog skeniranja poboljšava korisničku uslugu uz istovremeno smanjenje troškova opreme. To ne zvuči kao velika ušteda vremena, ali ako vaš gost stoji u redu za prijavu u hotel kada je autobus upravo stigao, stvarno će cijeniti ubrzanje procesa.

Slično tome, uklanjanje procesa izrezivanja također je prednost namjenskog skenera. Dokumenti različitih oblika i veličina mogu se skenirati u svojim izvornim dimenzijama – nešto što obično nije dostupno u tradicionalnom MFP formatu.

4. Integracija u tijek rada

Naši skeneri dokumenata mogu se jednostavno integrirati u postojeće radne tokove i na taj način podržati funkcije prikupljanja podataka – kao što je izvlačenje određenih podataka iz dokumenata. To zauzvrat uklanja dugotrajne ručne konfiguracije, a time i potrebu da IT timovi budu uključeni u radne tokove.

5. Kompaktan dizajn

Kompaktan dizajn skenera u usporedbi s MFP-om također omogućuje njegovo postavljanje na gotovo svaki stol. ScanSnap iX1300, na primjer, ima otisak manji od lista A4 papira. Ova pojedinačna odredba štedi zaposlenicima odlazak do središnjeg MFP-a i natrag. Za timove koji moraju obraditi velike količine papira, to može donijeti značajnu prednost u produktivnosti. Pozadinska buka u uredu otvorenog tipa također je značajno smanjena na ovaj način – uz buku koju posebno uzimamo u obzir u procesu dizajna novih Fujitsu uređaja.

6. Ugrađena funkcionalnost

I da završimo pregledom funkcija koje su već dio standardne funkcionalnosti skenera dokumenata, ali se rijetko nalaze u MFP-ovima:

• Automatsko rotiranje štedi korisnicima potrebu da ručno rotiraju dokument ako je, na primjer, bio naopako u ulagaču
• Multistreaming može generirati različite slike iz jednog skeniranja, na primjer sliku u boji za ispravan prikaz dokumenta, uz crno-bijelu verziju za optimalno prepoznavanje teksta putem OCR-a
• Automatsko prepoznavanje boja pomaže korisnicima da osiguraju da su skenirani predlošci što je moguće bliži izvorniku, ne samo u smislu sadržaja, već i vizualno.

7. Podrška za upravljačke programe

U današnjem svijetu, nekoliko IT timova želi imati posla s novim uređajem koji zahtijeva instaliranje posebnih upravljačkih programa. Sukladno tome, standardizirani upravljački programi poput TWAIN / ISIS® postoje za skenere godinama, a integracija s MacOS ili Linux softverom također nije problem s Fujitsu uređajima. S MFP uređajima nije uvijek tako jednostavno; često, ovi uređaji zahtijevaju posebne upravljačke programe od proizvođača, koji, ovisno o platformi, ne dobivaju podršku sve dok hardver traje – što dovodi do toga da uređaj prije vremena završi svoj životni vijek.

8. Automatsko prepoznavanje i upravljanje

Do sada su spomenute neke prednosti u smislu produktivnosti pri korištenju skenera dokumenata u usporedbi s MFP-om. No, moderni skeneri dokumenata, uključujući i one u našoj ScanSnap obitelji, mogu učiniti i više. Automatsko prepoznavanje odgovarajućih bar kodova i/ili QR kodova omogućuje imenovanje i organiziranje datoteka. Kodovi se postavljaju kao razdjelni listovi između različitih dokumenata koji se skeniraju, a skeneri mogu "očitati" kod i automatski se izvršava odgovarajući tijek rada.

9. Kontinuirani rad

Ovo je očita prednost koja često ostaje nezapažena. Za razliku od višenamjenskih uređaja, skeneri dokumenata ne moraju rješavati probleme koji nastaju kada je skeniranje prekinuto ispisom. To znači da zaposlenici mogu kontinuirano i u potpunosti obavljati svoje radne procese od početka do kraja bez prekida. Ne morate čekati ili početi ispočetka ako kolega želi nešto ispisati.

10. Kvaliteta skeniranih dokumenata

U posljednjoj od 10 točaka u ovoj mini seriji, željeli bismo spomenuti skeniranje i kvalitetu OCR-a. Članak Davida Kriesela opisuje kvalitetu i probleme prepoznavanja, posebice brojeva. Kriesel detaljno dokumentira kako široko korišteni skeneri za kopiranje izmjenjuju ili zamjenjuju brojeve, nizove brojeva ili druge fragmente slike nepredvidivo zbog problema s podacima o pikselima. Rezultat je da su dokumenti lažni, ali izgledaju savršeno. To može stvoriti veliki problem, osobito pri skeniranju pravnih ili financijskih informacija. Za ScanSnap i Fujitsu skenere nema problema s tehnologijom kompresije, što znači da se točne informacije mogu integrirati u tijekove rada e-datoteka.